Необходим ли переход?
Прежде всего, Вам самому необходимо принять для себя решение об изменениях в учете Вашего бизнеса. А затем уже обращаться в организации распространяющие программу и внедряющие ее. Причиной для перехода может послужить смена руководства (которое привыкло к определенным отчетам), открытие доп. офиса, завал с делами и т.д. В первую очередь необходимо оценить работу уже имеющегося учета, все достоинства и недостатки системы. Если Вы явно видите, что работа в программе вызывает не только неудобства, но и тормозит все процессы в целом, то ответ на вопрос: «Стоит менять или нет?» не заставит себя долго ждать. А вот если в работе никаких сложностей не возникает, программа стабильно работает, оправдывает себя, то вероятнее всего и не стоит на данном этапе заниматься ее заменой. При регистрации нового предприятия, мы только начинаем работу, поэтому тут то как раз очень важен учет.
Внедрение или установка?
Итак, решение принято. Единогласно решено, что необходимы перемены. Тут очень важно проанализировать: « А что именно нам необходимо?».
К примеру, покупаем программу, проходим обучение и переносим остатки. В дальнейшем возможно небольшое сопровождение на несколько месяцев, часов по двадцать, а то и поменьше. Вот как бы и все, дальше идет ежемесячная установка обновлений и консультации при необходимости. Такое развитие событий подойдет, если вы планируете работать на БП, УТ, ЗУП. Назвать внедрением это сложно, так сказать «Экспресс Внедрение».
Каким образом понять насколько необходимо предприятию полноценное внедрение или все же достаточно «экспресс внедрения»? Конечно, всем захочется именно «экспресс внедрения» это быстро и дешево. Но нужно понимать, что очень важно сразу правильно все автоматизировать, а в дальнейшем спокойно работать, а не как можно больше сэкономить сейчас, но потом выложить огромные суммы для поправок и исправлений.
Цель любого предприятия получение прибыли с наименьшими затратами, поэтому необходимо понимать каков он этот минимум, ведь возможно необходимо в данный момент отдать N-ую сумму денег, чтобы в дальнейшем эта сумма не увеличилась вдвое. Очень важно учитывать все нюансы при принятии решения.
Один из критериев большого внедрения - объем документооборота, к примеру, у вашей организации документооборот более 70 документов. Следующий не менее важный критерий - сложность учета. При возникновении сложностей во ведении учета важно настроить работу системы таким образом, чтобы при любом изменении схемы, можно было быстро (с помощью настроек, а не программирования) изменить эту схему.
Третьим критерием является сколько сотрудников предприятия занимается созданием документов. На многих небольших предприятиях это чаще всего бухгалтерия, это конечно хорошо, если они справляются с собственными задачами. И намного упрощает жизнь, когда оформление первичных документов делегируется, к примеру, на кладовщиков и менеджеров по продажам. САМЫЙ ВАЖНЫЙ КРИТЕРИЙ - четвертый, когда возникают сложности в организации поставок/отгрузок, беспорядочное ведение учета, хаос в остатках, а так же имеет место воровство.
Цель внедрения
Чаще всего заказчики в построении своей цели не выходят за рамки 1С. Это понятно из их фраз «хочу чтоб работало», «не тормозило», «было много аналитики», «кнопку исполняющую несколько функций» и т.д. Это не цели, это «хотелки».
К примеру, одна из целей внедрения - «Увеличение пропускной способности в отделе продаж», без увеличения штата отдела продаж. Отдел продаж не успевает обрабатывать все входящие звонки, поступающие в их отдел в течении рабочего дня. Эта цель прекрасно подходит для автоматизации. Или необходим комплекс мер для решения данной задачи это работа производства, в режиме on-line, оперативное информирование отдела продаж и т.д. К этому можно добавить личный кабинет в интернете для постоянных клиентов.
К примеру - раньше клиент звонит в отдел продаж и уточняет: «Как там мой заказ № 123?». После чего менеджер звонит в производство и спрашивает «Что с заказом № 123?». Получает ответ, и перезванивает клиенту, сообщить о результатах разговора с цехом. На что тратится огромное количество времени.
Как стало сейчас - клиент звонит и говорит номер заказа, менеджер набирает номер в своей программе и получает полную информацию по интересующему заказу, не вешая трубки информирует клиента. При необходимости корректирует дату производства и моментально получить ответ от программы о возможности подобной корректировке. И не приходится беспокоить остальных менеджер задействованных в этом заказе.
Если задачу можно измерить до изменений и после, она идеальна. Возвращаясь к нашему примеру, то можно измерять количество звонков и среднюю продолжительность одного звонка. Мы четко видим, что количество звонков увеличивается, а длительность звонка уменьшается. Если к этому количеству прибавить вход в интернет кабинет по длительности звонка 0 минут, так как не тратиться время менеджера, то получаем результат в увеличении пропускной способности отдела продаж на хороший процент.
А так же нашу цель необходимо перевести в рубли. К примеру, для организации одного дополнительного рабочего места необходимо - телефонный номер, стол, компьютер, ежемесячная зарплата нового сотрудника и т.д. Стоимость же внедрения 1С находится у нас с другой стороны. Всю автоматизацию необходимо рассматривать с точки зрения прибыльности. А цели должны быть направлены на экономию.
Внедряем
Решение принято, у вас есть все необходимые предпосылки для внедрения, вы имеете идеи, которые хотите воплотить в жизнь в ходе проекта автоматизации. Покупаем 1С, звоним в компанию специализирующуюся на программе. Далее общаемся с менеджером по продажам. Развитие событий может быть следующим:
Самый худший вариант, менеджер предложит Вам организовать встречу. Приехав к Вам, будет рассказывать какую хорошую программу он вам продает, показывать слайды, отзывы и листовки, уверять, что все будет работать замечательно внедрение не дорогое и достаточно быстрое. НЕ ВЕРЬТЕ ЕМУ.
Главная задача менеджера по продажам - ПРОДАТЬ. А внедрением будет заниматься другой человек. После продажи, к Вам приедет специалист, который будет заниматься внедрением и возможно, у него возникнет мысль о том, что клиенту продали совсем не то, что ему нужно. Но он вам об этом НЕ СКАЖЕТ, в интересах своей же компании. И будет работать с тем, что есть.
Второй вариант - менеджер приезжает к заказчику совместно с вредренцем который проводит для вас демонстрацию работоспособности и функционала программы. Он будет вам показывать как организованы закупки, продажи, планирование, производство и т.д. Уверяю, что на демонстрационной базе будет работать все. Так как данные в базе и решаемые в ней задачи идеально подобраны друг к другу. В реальной жизни все иначе.
Идеальное развитие событий. Когда проводиться презентации для заказчика, лишь для общего понимания работы системы. Исполнитель проводит обследование предприятия. По результатам обследования можно будет провести оценку стоимости внедрения и подобрать программное обеспечение, для Вашего предприятия.
Проект автоматизации
Итак, приступаем к написанию проекта автоматизации. Первое, заранее согласовываем, что будет содержать в себе проект. Цели проекта должны быть составлены согласно описываемых выше правил. Цель должна быть четко описанной, одинаково пониматься исполнителем и заказчиком и решаться средствами автоматизации.
Описываем бизнес процессов предприятия. В данном разделе описываем бизнес-процессы до автоматизации и после. Рассчитываем стоимость внедрения. Расчет стоимости должен быть разложен по пунктам и показать окончательный бюджет внедрения.
В ходе составления проектной документации, исполнитель будет проводит совещания с заказчиком, расспрашивать про организацию работы, общаться с пользователями и т.д.. Тут очень важно рассказать обо всех тонкостях работы, а так же упомянуть о тех нюансах которые на поверхности, возможно совсем не "видны". Тем самым Вы исключите вероятность дополнительных затрат своего рабочего времени, а самое главное денег. Любой нюанс может обернуться огромной проблемой при внедрении.
Руководитель проекта
Лучше всего использовать два руководителя проекта. Один руководитель со стороны заказчика, другой со стороны исполнителя. Руководитель проекта со стороны заказчика необходим для принятия работ со стороны исполнителя. Принимать все необходимые решения по проекту. Отсутствие руководителя со стороны заказчика приводит к затруднениям при выполнении поставленных задач. Руководитель проекта со стороны исполнителя, это человек который разрабатывает и внедряет схему для работы будущей системы.
Главная задача руководителей, следить за качеством выполнения работ. Автоматизированная Система Управления Предприятием (АСУП)
АСУП- основная задача внедрения. Хочу сделать акцент что это не ручная, а автоматизированная система управления. Во вторых, не программа, а система. В третьих, не учета, а управления предприятием, а не бухгалтерским учетом. Определимся, из чего состоит АСУП.
Это сама программа, например, на базе 1С, к примеру Управление Производственным Предприятием (УПП) или Комплексная Автоматизация (КА). Может быть ряд программных средств, которые накладываются друг на друга. Главное, чтобы максимально подходила под требования автоматизации.
Аппаратное обеспечение - сервер, рабочие станции пользователей, локальная сеть, сканеры ШК и т.д. Все железо необходимое для качественной работы программы.
Регламент - то что превращает программу в систему. Регламент разрабатывается совместно с исполнителем и заказчиком определяет, позволяет пользователям различных служб и подразделений работать совместно.
Квалифицированный персонал. Главное слово здесь квалифицированный, то есть персонал, который умеет работать в этой автоматизированной системе, в соответствии со своими должностными обязанностями и регламентом.
Автоматизированные функции. Еще один критерий, который необходим для АСУП. Чтобы выполняемые функций, в системе не требовали слишком большого объема времени от пользователя, и не превращали его работу в бесконечное забивание данных.
Качественную и бесперебойную работу обеспечит наличие всех вышеперечисленных составляющих. Окончание внедрения должны быть в установлены сроки, которые конечно могут переноситься при наличии каких либо весомых аргументов. Но необходимо максимально придерживаться сроков Основная задача, как исполнителя, так и заказчика, успеть реализовать задуманное за отведенный на это срок. Не очень приятно, когда заказчик в последние дни проекта вспоминает "а вот я забыл и я без этого жить не могу". Извините, дорогой заказчик, но о чем Вы думали раньше? Почему вы вспомнили в последний момент?
Реализация поставленных целей, так же говорит нам о завершении проекта. Даже если проект реализован на 75% это уже хороший результат. Если внедрение закончено, а цель не достигнута, следует разобраться в чем причина. На самом деле задача исполнителя, предоставить инструмент для работы и научить им пользоваться. Ну а если заказчик не пользуется предоставленным инструментом или пользуется, но не верно, то вины исполнителя тут нет. Необходимо принимать меры, чтобы ваши сотрудники использовали функционал, согласно регламенту, который предоставили вам исполнители.
Все работает, внедрение окончено? Честно говоря, нет, на протяжении всей жизни вашей АСУП от внедрения, до перехода на новую систему, у вас будут появляться желания что-то доработать или сформировать новый отчет. И это вполне нормально. Но это уже сопровождение, а не внедрение.
Платформы: 1С: Предприятие 8.3, 1С: Предприятие 8.2, 1С: Предприятие 8.1
Вид публикации: Статья
Конфигурации: Все конфигурации
Страна:
